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"LA METHODE DE LA REFORME DU GRACQ"

Le choix de la méthode
Une méthodologie participative
Les étapes

Le choix de la méthode

Le Conseil d’administration (CA) du GRACQ a chargé un comité de pilotage (CP) de la réforme de définir et de mettre en oeuvre le processus d’élaboration de la réforme de l’association.

Ce CP est composé de la secrétaire générale de l’association, du responsable en communication de celle-ci, de son ancien directeur Wallonie et d’un bénévole.

Le CA, sur proposition du Comité de pilotage, a marqué son accord pour que la réforme soit élaborée de manière participative et que l’on se fasse conseiller par un consultant spécialisé.
Le Comité de pilotage a demandé une offre méthodologique à plusieurs consultants. Après analyse, c’est la méthodologie proposée par la coopérative Trame (www.trame.be) qui a été retenue.

Cette méthodologie est présentée sommairement ci-dessous.

Elle est plus détaillée et replacée dans son contexte dans la note remise par Trame.

Une méthodologie participative

Dès le départ, le choix a été fait d’une méthodologie participative, impliquant largement les militants, les membres et toute personne qui souhaite aider le GRACQ à se réformer.

Les avantages d’une telle approche participative sont multiples. L’association réformée qui sortira du processus sera mieux connue, comprise et acceptée. Elle sera considérée comme plus légitime. Elle sera mieux à même de mobiliser l’intelligence collective de ses membres, de susciter des engagements, de mobiliser des compétences et par delà, de dynamiser le mouvement cycliste.

L’aspect participatif de la méthodologie proposée par Trame et qui sera appliquée pour la réforme du GRACQ est sommairement décrit ci-après.

Tout qui (membre, sympatisant...) en fera la demande sera abonné à la lettre d’information de la réforme, ce qui lui permettra d’en suivre régulièrement les principales étapes et lui donnera la possibilité de réagir, de communiquer ses suggestions... (lien vers "abonner vous à la réforme")

Tenant compte des spécificités du GRACQ (partenariats différents selon les régions, problématiques diversement ressenties dans les locales, capacités d’intervention et projets différents selon les lieux), l’exercice de réforme sera mené au niveau sous-régional, auquel des comités locaux de pilotage (CLP) seront mis en place (+/- provinces).

Ceux-ci seront appuyés et accompagnés par le comité de pilotage (CP) mis en place au niveau central.

Un ou deux membres des différents comités de pilotage bénéficieront de formations proposées par Trame.

Le comité de pilotage (CP) sera renforcé par quelques personnes-ressources identifiées parmi les partenaires clés du GRACQ. Ce Groupe de Travail (GT) sera informé du processus et de ses résultats afin d’être sollicité pour donner un avis sur certains résultats (étape 4 et suivantes) et participer aux travaux de synthèse (étape 6 et ultérieures).

Plus de précisions concernant les modalités pratiques d’implication dans le processus sont décrites à la page suivante.

Les étapes

La méthodologie retenue pour la réforme du GRACQ se structure en 9 étapes successives :

1) Information et appel à participation
2) Diagnostic
3) Analyse des atouts, faiblesses, opportunités et menaces (AFOM)
4) Elaboration d’un "Arbre à problèmes"
5) Construction d’un "Arbre des produits"
6) Vision stratégique
7) Programmation stratégique
8) Matrice de responsabilités
9) Tableaux d’action et de suivi

1) Information et appel à participation

Elaboration d’une lettre d’information concise : objectif, étapes, résultats attendus, calendrier et appel à participer, soit par l’apport de réflexions, soit plus activement dans la réflexion proposée.

Chaque membre pourra proposer sa candidature pour faire partie d’un Comité local de pilotage ou être régulièrement informé, et sollicité pour avis, sur la démarche de programmation stratégique.

Les volontaires pour une intervention plus engagée seront contactés par téléphone en vue de constituer les Comités de pilotage locaux.

2) Diagnostic

Le diagnostic sera basé sur une enquête sur les différents thèmes traités ou non par le GRACQ. Il vise à réunir un ensemble de faits, d’observations, de constats (tant positifs que négatifs : coups de cœur, coups de blues), mais aussi des valeurs jugées importantes par les membres du GRACQ.

3) Analyse des atouts, faiblesses, opportunités et menaces (AFOM)

Les CLP, avec l’appui du CP, effectueront une analyse des remarques issue de l’enquête diagnostic en les regroupant en un ou plusieurs tableaux "Atouts - Faiblesses - Opportunités - Menaces".

Les CLP établiront également une liste des valeurs formulées par les membres participants dont ils extrairont les plus significatives par regroupement et priorisation.

Exemple d’analyse AFOM (Source : PCDR de Florenville)

4) Elaboration d'un "Arbre à problèmes"

La recherche des relations de cause à effet entre les problèmes retenus dans les grilles AFOM permettra de construire un "Arbre à problèmes". L’arbre permet de repérer les problèmes "racines" sur lesquels il est important de se focaliser.

Ce travail suit le précédent et sera également réalisé par les CLP, avec l’appui du CP. Le CP en fera ensuite une synthèse qui sera renvoyée aux CLP, à certaines personnes-ressources et à tous les membres de la liste du mailing pour validation.

Exemple d’arbre à problèmes (Source : Gestion du cycle de projet, guide récapitulatif des formations)

5) Construction d'un "Arbre des produits"

A partir de chaque Arbre à problèmes, les aspects problématiques sont reformulés en déclarations positives en tenant compte des menaces et des opportunités identifiées dans les tableaux AFOM. Ce travail sera mené par chaque CLP à partir d’une formation assurée par Trame.

Exemple d’arbre des produits (Source : Gestion du cycle de projet, guide récapitulatif des formations)

6) Vision stratégique

Les arbres des produits de chaque CLP seront ensuite synthétisés par le GT en un arbre des produits commun. Cet arbre sera ensuite analysé en prenant en compte les atouts et les valeurs du GRACQ pour y cerner différentes stratégies possibles et les domaines d’intervention à privilégier.

Ce travail se conclura par la formulation de la vision à long terme (10 ans) proposée pour le GRACQ, laquelle sera appuyée par une série de résultats à atteindre, obtenus directement de l’analyse stratégique de l’arbre des produits.

Exemple d’analyse stratégique de l’arbre des produits (Source : Gestion du cycle de projet, guide récapitulatif des formations)

7) Programmation stratégique

Les étapes précédentes permettent de proposer une vision (finalité du GRACQ), des objectifs stratégiques et des résultats opérationnels.

Sur cette base, on construira un plan d’action stratégique pour le GRACQ en définissant les actions à prioritiser.

Ce travail mené par le GT s’appuie sur des critères à définir au préalable (faisabilité, respect des valeurs, contribution aux résultats…).

Le résultat final devra être validé par le CA avant d’être proposé aux membres et à l’AG du 1er décembre 2007.

8) Matrice de responsabilités

Le Cadre logique priorisé fournit les actions à accomplir par le GRACQ dans les prochaines années. Il s’agit ensuite de définir les tâches basiques et les compétences nécessaires pour accomplir ces actions.

Parallèlement, une liste de parties prenantes du GRACQ (AG, CA, permanents, bénévoles, partenaires, concurrents) sera dressée, avec les compétences qui leur sont propres. Eventuellement, une analyse des enjeux de ces parties prenantes (qu’est-ce qui les motive, de quoi ont-ils peur, quel est leur comportement probable face à la stratégie du GRACQ ?).

Dans un troisième temps, la liste des tâches et celle des parties prenantes seront croisées pour former une matrice des responsabilités : quels partenaires doivent être sollicités, qui est le mieux adapté pour piloter chaque tâche spécifique. Des critères, liés aux valeurs (participation, subsidiarité, efficacité…), seront définis pour guider ces attributions. Des besoins en formation pourraient découler de ces choix. Ils seront intégrés dans les activités du cadre logique.

Ce travail sera réalisé par le GT.

9) Tableaux d’action et de suivi

La dernière étape est très pragmatique et peut être confiée aux différents responsables d’action, sous la supervision du GP et in fine du CA. Il s’agit pour chaque résultat attendu de proposer un plan d’action qui tienne compte des indicateurs de suivi et des hypothèses. Ce plan d’action peut suivre un modèle très détaillé (voir ci-dessous) ou un tableau simplifié.